Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemeine Fragen

Für wen ist die Software geeignet?

Das EIS ist für alle Caterer, Großküchen, Schulen, Kitas und Firmen geeignet. Je nach Aufbau der Organisationsstruktur passt es sich individuell an bereits vorhandene Prozesse an.

Siehe auch Aufbau & Konzeption

Was bietet die Freeware?

Die Freeware ist speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelgroßen Schulen oder Kindergärten zugeschnitten, in denen Eltern die Verpflegung für Ihre Kinder bestellen.

Sie unterstützt lediglich den reinen Bestellvorgang. Lösungen zur Abrechnung, zum Bankeinzug oder zur Anbindung an Buchungssysteme wie DATEV sind erst ab der Professional Version verfügbar.

Siehe auch Home (Abschnitt: „Einsatz bei Firmen, Caterern und Großküchen“ bzw. „Tarife und Preis-Modell“)

Ersetzt das EIS ein vollwertiges Buchhaltungssystem?

Nein. Beim Monatsabschluss werden lediglich Rechnungen aus den vorhandenen Bestellungen generiert. Weiterhin ist ein Bankeinzug des Rechnungsbetrages per SEPA-Lastschriftverfahren möglich. Es können derzeit keine zusätzlichen Buchungen erfasst und abgerechnet werden.

Lässt sich mein vorhandenes Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem an das EIS anbinden?

Das kommt ganz auf die Schnittstellen des anzubindenden Systems an. Gegebenenfalls haben wir bereits eine fertige Lösung. Falls nicht, fragen uns Sie gern. Wir würden die entsprechende Schnittstelle dann ggf. in enger Zusammenarbeit mit Ihnen implementieren.

Kontaktieren Sie uns hierzu über unser Kontaktformular.

Gibt es auch die Möglichkeit, das EIS als Guthabensystem zu betreiben ("Vorkasse")?

Derzeit noch nicht. Wir sind neuen Ideen gegenüber jedoch stets aufgeschlossen.

Kontaktieren Sie uns hierzu über unser Kontaktformular.

Wie steht es mit der Abbildung von ABO-Systemen und ähnlichem?

Derzeit gab es noch keine konkreten Anforderungen in dieser Richtung. Sollten Sie an einer entsprechenden Lösung interessiert sein, so melden Sie sich gern.

Kontaktieren Sie uns hierzu über unser Kontaktformular.

Ist das System für Küchen an verteilten Standorten ausgelegt?

Eine „Mehrküchenfähigkeit“ ist derzeit nicht vorgesehen und wird implementiert, sobald es diesbezüglich konkrete Anforderungen gibt.

Kontaktieren Sie uns hierzu über unser Kontaktformular.

Fallen zusätzliche Kosten pro Essen / Teilnehmer oder Ähnliches an?

Nein, „Knebelverträge“ gibt es bei uns nicht 😉 !

Wir bauen auf Fairness, Transparenz und pflegen langjährige partnerschaftliche Kundenbeziehungen!

Kontaktieren Sie uns hierzu über unser Kontaktformular.

Wie schaut es bezüglich Sicherheit und Datenschutz aus?

Da wir die Anwendung vor kurzem komplett neu entwickelt haben (vom Altsystem ist nicht viel übergeblieben) befindet sie sich auf dem neuesten Stand der Technik, ist extrem performant und genügt den aktuellen Sicherheitsstandards.

Sie haben noch Fragen zu diesem Thema?

Kontaktieren Sie uns hierzu über unser Kontaktformular.

Was ist mit "automatische Voreinstellungen" gemeint?

Die „automatischen Voreinstellungen“ bieten dem Caterer / der Einrichtung die Möglichkeit, je Essensempfänger für bestimmte Wochentage eine automatische Bestellung auszulösen. Falls die Eltern mal vergessen für Ihre Kinde zu bestellen, ist so immer sichergestellt, dass das Kind regelmäßig mit Essen versorgt wird 😉

Gibt es einen "Steuerreport" oder Ähnliches, falls mal eine Steuerprüfung ins Haus steht?

Dezeit noch nicht. Es ist aber in Zusammenarbeit mit einem unserer Pilotkunden in Arbeit.

Warum muss an einem Benutzeraccount eine Emailadresse hinterlegt werden?

Die Emailadresse dient dazu, dass das System ggf. Kontakt mit dem Benutzer aufnehmen kann. Beispielsweise einen Passwort-Link, falls der Benutzer sein Passwort vergessen hat.

Ist die Software für Menschen mit Behinderungen geeignet?

Bisher noch nicht. Eventuell erarbeiten wir jedoch bald in enger Zusammenarbeit mit einer Einrichtung für behinderte Menschen ein entsprechendes Konzept.

Kontaktieren Sie uns hierzu über unser Kontaktformular.

Ist das EIS auch in anderen Sprachen (z.B. Englisch, Spanisch oder Französisch) verfügbar?

Bisher noch nicht, da unsere Kunden eher im deutschsprachigen Raum zu finden sind (in Deutschland, Österreich und der Schweiz). Aber was nicht ist, kann aber noch werden 😉 !

Kontaktieren Sie uns hierzu über unser Kontaktformular.

Ich habe einen Kiosk / Foodtruck und biete nicht den "klassischen Mittagstisch" an. Gibt es für mich auch eine Lösung?

Ja, … da haben wir vielleicht die passende Lösung für Sie (unseren „Snack-Baukasten“).

Bitte kontaktieren Sie uns unter info@unserkiel.de!

Fragen zur Administration

Kann ich das EIS in meine Website integrieren?

Das EIS kann nahtlos in die eigene Website integriert werden, ohne dass der Kunde das Gefühl hat, die Website oder den Anbieter zu wechseln. Weiterhin können die aktuellen Speisepläne angezeigt werden, sodass kein Mehraufwand (z.B. Erzeugung und Hochladen entsprechender PDF-Dateien) entsteht. Die Speisepläne Ihrer Website sind immer aktuell und jederzeit einsehbar.

Siehe auch Adminhandbuch -> CodeSnippets

Kann ich den aktuellen Speiseplan in meine Website integrieren, um Speisepläne nicht doppelt pflegen zu müssen?

Klar, … das können Sie selbstverständlich auch.

Siehe auch Adminhandbuch -> CodeSnippets

Darf ich den automatisch generierten Code zur Integration selbst anpassen?

Bedingt. Um das EIS besser in die eigene Website einpassen zu können, dürfen Sie selbstverständlich gern die Höhe, Breite, etc. des IFrames nach Belieben anpassen. Der Link bzw. der Abschnitt unter dem IFrame muss jedoch erhalten bleiben und sichtbar sein!

Was benötige ich zum Import der SEPA-XML-Dateien?

Zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren benötigen Sie eine Banking-Software wie z.B. SFirm, StarMoney oder ähnliches.

Bitte kontaktieren Sie hierzu unbedingt Ihre Hausbank und fragen Sie, welches Produkt für Sie in Frage kommt oder am Besten für Sie geeignet ist!

Welche zusätzliche Software wird noch benötigt?

Zum Im- und Export der Excel-Tabellen benöigen Sie Microsoft-Office oder ein freies Produkt wie LibreOffice oder OpenOffice welches das „.xls“ Format unterstützt. Weiterhin benötigen Sie zum Anschauen und Drucken der Rechnungen einen PDF-Viewer wie beispielsweise den „Acrobat Reader“ von Adobe. Zum entpacken der monatlichen Rechnungs-Archive (ZIP-Datei mit PDF-Dokumenten) wird ein entsprechendes Archivierungsprogramm benötigt. Hier gibt es ebenfalls diverse freie Software-Lösungen wie z.B. „7-zip“ oder „Winrar“.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Website des jeweiligen Herstellers.

https://products.office.com/de-de/home

Kostenlose Alternativen:

https://www.computerbild.de/artikel/cb-Tests-Software-Kostenlose-Microsoft-Office-Alternative-10095456.html
https://acrobat.adobe.com/de/de/acrobat/pdf-reader.html
https://7-zip.de/download.html

Was benötige ich, um die Software als "Self-Hoster" zu betreiben?

Die Software lässt sich mit einem handelsüblichen Hosting-Paket (PHP, My-SQL/Maria DB und SSL-Zertifikat) betreiben, wie man es vom Hosting „normaler“ Webseiten her kennt.

Sollten Sie keine eigene Website betreiben oder keine Datenbank mehr übrig haben, so kann man ein entsprechendes Paket bereits ab 10 Euro / Monat bei Providern wie Strato oder Alfahosting bestellen.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Website des jeweiligen Anbieters:
https://www.strato.de/hosting/
https://alfahosting.de/webhosting/

Wird zusätzliche Hardware wie Kisksysteme, Terminals, etc. zum Betrieb der Anwendung benötig?

Nein, im Normalfall ist keine zusätzliche Hardware erforderlich. Die Software läuft auf jedem Rechner / elektronischen Endgerät mit einem halbwegs modernen (HTML5-fähigen) Browser.

Lediglich für spezielle Zusatzmodule wie das „Tranpondermodul“ muss entsprechende Hardware angeschafft werden.

Welche Hardware ist zum Betrieb des Transpondermoduls notwendig?

Für das Transpondermodul benötigen Sie entsprechende Lesegeräte, welche man bei Onlinehändlern (je nach Ausführung) bereits ab 10 Euro erhält. Wichtig ist, dass man zu dem Lesegerät die passenden Transponder bestellt. Hier beraten wir Sie selbstverständlich gern.

Falls gewünscht, können die Lesegeräte auch durch einen Barcode-Scanner ersetzt, und entsprechende Ausweise gedruckt und laminiert werden (nicht im Leistungsumfang der Software enthalten). Das Prinzip bleibt technisch gesehen das gleiche.

Hier ein Bespiel für ein entsprechendes Lesesegerät auf Amazon!

Muss ich die ggf. benötigte Hardware bei Ihnen bestellen?

Nein. Wir sind eine reine Sotwareschmiede und haben mit Hardware „nix am Hut“. Bitte bestellen Sie diese (falls benötgt) gern im Büromarkt um die Ecke oder beim Onlinehändler Ihres Vertauens 😉 !

Anwendung aus Sicht des Bestellers / Kunden

Wie bestelle ich die Essen für meine Kinder oder Gruppen?
  • Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen, Ihrer Kundennummer oder Ihrer Emailadresse und dem zugehörigen Passwort am System an.
  • Sie befinden sich auf der Seite „Bestellung“.
  • Wählen Sie im Dialog „Empfänger“ ggf. das Kind / die Gruppe aus, für die Sie bestellen möchten.
  • Wählen Sie im Dialog „Bestellung“ den Tag und im Dialog „Bestellung bearbeiten“ das gewünschte Gericht aus.
  • Je nachdem, ob Sie für ein Kind oder eine Gruppe (mehrere Essen gleichzeitig) bestellen, müssen die Änderungen ggf. noch durch einen Klick auf das grüne Häkchen gespeichert werden.
  • Um eine Bestellung zurückzusetzen / zu stornieren, betätigen Sie im Dialog „Bestellung bearbeiten“ die Schaltfläche „Essen für diesen Tag abbestellen“.


Die Bestellung durch den Kunden ist nur bis zu einer bestimmten „Deadline“ möglich. Sollten sie nach Ablauf dieser Frist noch eine Bestellung vornehmen wollen, so wenden Sie sich bitte an den Caterer / die Einrichtung!

Wo kann ich meine Rechnungen einsehen / herunterladen?
  • Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen, Ihrer Kundennummer oder Ihrer Emailadresse und dem zugehörigen Passwort am System an.
  • Wechseln Sie auf die Seite „Abrechnung“.
  • Klicken Sie für den gewünschten Monat auf die Schaltfläche „Rechnung als PDF herunterladen“ um die Rechnung anzuzeigen oder als PDF-Datei zu speichern.


Es werden nur die Rechnungen der letzten 3 Monate angezeigt. Sollten Sie ältere Rechnungen benötigen, so wenden Sie sich bitte an den Caterer / die Einrichtung!

Wie ändere ich mein Passwort?
  • Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen, Ihrer Kundennummer oder Ihrer Emailadresse und dem zugehörigen Passwort am System an.
  • Wechseln Sie auf die Seite „Profil“.
  • Am Anfang der Seite finden Sie den Bereich „Zugangsdaten“.
  • Hier können Sie neben anderen wichtigen Daten zu Ihrem Account auch Ihr Passwort ändern.
  • Tragen Sie Ihr Wunschpasswort in das dafür vorgesehene Feld ein.
  • Klicken Sie auf das Häkchen in der rechten oberen Ecke um Ihre Änderung zu speichern.


Bitte beachten Sie, dass das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht im Passwortfeld angezeigt wird!

Wie ändere ich meine Rechnungsanschrift?
  • Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen, Ihrer Kundennummer oder Ihrer Emailadresse und dem zugehörigen Passwort am System an.
  • Wechseln Sie auf die Seite „Profil“.
  • Am Ende der Seite finden Sie den Bereich „Persönliches“.
  • Hier können Sie neben anderen wichtigen Daten auch Ihre Rechnungsanschrift ändern.
  • Tragen Sie Ihre neue Anschrift in die dafür vorgesehene Felder ein.
  • Speichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf das Häkchen in der rechten oberen Ecke.
Kann ich meine Bankdaten selbst ändern?

Nein, bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu dem Betreiber der Software (z.B. Schule, Kita oder Caterer) auf, da eine entsprechende Einzugsermächtigung erteilt werden muss (Sepa-Lastschiftmandat).

An wen wende ich mich bei Fragen zu meiner Bestellung oder meinem Account?

Wir sind lediglich der Hersteller der Software und haben keinen Zugriff auf einzelne Benutzeraccounts oder Ähnliches. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an den jeweiligen Betreiber der Software (z.B. Schule, Kita oder Caterer).

Anwendung aus Sicht des Systemadministrators / der Verwaltung

Wie ändere ich meine Firmendaten und meine Bankverbindung?
  • Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Account am System an.
  • Wechseln Sie auf die Seite „Profil“.
  • Hier finden Sie den Bereich „Allgemein“ die Daten zu Ihrer Firma, die unter Anderem auch in der Rechnung erscheinen.
  • Weiterhin finden im Bereich „Bankverbindung“ die Angaben zu Ihrem Firmenkonto. Diese werden sowohl in der Rechnung als auch beim SEPA-Lastschiftverfahren als Zielkonto verwendet.
  • Nehmen Sie nun die gewünschen Änderungen vor.
  • Zum Speichern der Änderungen klicken Sie auf das Häkchen in der rechten oberen Ecke.

Bitte beachten Sie, dass das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht im Passwortfeld angezeigt wird!

Wo ändere ich meine Accountdaten und mein Passwort?
  • Melden Sie sich mit Ihrem Administrator Account am System an.
  • Wechseln Sie auf die Seite „Benutzer“.
  • Suchen Sie in der Suchleiste nach dem „Benutzer“, mit dem Sie gerade angemeldet sind und wählen Sie diesen in der Liste aus.
  • Auf der Seite „Benutzer bearbeiten“ finden Sie den Bereich „Zugangsdaten“.
  • Passen Sie hier Ihre Accountdaten an oder vergeben Sie ein neues Passwort.
  • Klicken Sie auf das Häkchen in der rechten oberen Ecke um Ihre Änderung zu speichern.

Bitte beachten Sie, dass das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht im Passwortfeld angezeigt wird!

Welche Systemeinstellungen gibt es und wie passe ich sie an?
  • Melden Sie sich zur Anpassung der Systemeinstellungen mit Ihrem Administrator-Account am System an.
  • Wechseln Sie auf die Seite „Profil“.
  • Im unteren Drittel der Seite finden Sie den Bereich „Systemeinstellungen“.
  • Hier können Sie neben der Maximalanzahl der angebotenen Essen (wird unter Anderem zur Anzeige Speiseplanes verwendet) auch Parameter zur „Bestelldeadline“ einstellen.
  • Die „Bestelldeadline“ bestimmt, ab wann keine Bestellung durch den Benutzer / Kunden mehr möglich ist.
  • Der Adminstrator kann selbstverständlich trotzdem noch Änderungen vornehmen, solange der Monat noch nicht abgeschlossen wurde.
  • Zum Speichern der Einstellungen klicken Sie bitte auf das Häkchen in der rechten oberen Ecke der Anwendung.
Wie kann ich Organisationseinheiten bearbeiten, löschen oder hinzufügen?

Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Administrator-Account am System an und wechseln Sie auf die Seite „Organisation“.

Organisationseinheiten hinzufügen

  • Klicken Sie auf das Pluszeichen hinter der Organisationseinheit, der Sie ein „Kindelement“ hinzufügen wollen.
  • Füllen Sie alle benötigten Informationen zu der neuen Organisationseinheit aus und speichern Sie die neue Organisationseinheit mit dem Häkchen in der rechten oberen Ecke.

Organisationseinheiten bearbeiten

  • Klicken Sie auf den Eintrag der Organisationseinheit, die Sie bearbeiten möchten.
  • Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie die Einstellungen mit dem Häkchen in der rechten oberen Ecke.

Organisationseinheiten löschen

  • Achtung: Eine Organisationseinheit kann nur gelöscht werden, wenn Ihr keine Empfänger mehr zugeordnet sind. Löschen Sie also zuerst alle Empfängerzurodnungen der zu löschenden Organisationseinheit (siehe „Empfänger bearbeiten“!)
  • Klicken Sie auf auf das der zu löschenden Organisationseinheit übergeordnete Baumelement.
  • Scrollen Sie an das Ende der Seite und klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol hinter dem gewünschen „Kindelement“.
  • Verlassen Sie die Seite mit einem Klick auf das „X“ in der rechten oberen Ecke der Anwendung.


Weitere Informationen finden Sie unter Aufbau & Konzeption.

Wie kann ich Benutzer und Empfäger bearbeiten, löschen oder hinzufügen?

Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Administrator Account am System an und wechseln Sie auf die Seite „Benutzer“.

Benutzer

Benutzer hinzufügen

  • Klicken Sie auf das grüne Pluszeichen in der rechten oberen Ecke der Anwendung.
  • Erfassen Sie alle benötigten Informationen zu dem neuen Benutzer und speichern Sie diese mit dem Häkchen in der rechten oberen Ecke.

Benutzer bearbeiten

  • Klicken Sie auf den Eintrag des Benutzers, den Sie bearbeiten möchten.
  • Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie diese mit dem Häkchen in der rechten oberen Ecke.

Benutzer löschen

  • Achtung: Mit dem Benutzer werden auch alle seine Empfänger gelöscht. Bitte überprüfen vorher ob es für die Empfänger noch nicht bezahlte Rechnungen oder zukünftige Bestellungen gibt!
  • Klicken Sie zum Löschen auf auf das Mülleimer-Symbol hinter dem zu löschenden Benutzer und beantworten Sie die Sicherheit mit „Ja“.

 

Empfänger

Empfänger hinzufügen

  • Klicken Sie auf den Benutzer, dem Sie einen Empänger hinzufügen wollen.
  • Scrollen Sie auf der Seite „Benutzer bearbeiten“ zum Bereich „Empfänger“ im unteren Drittel der Seite.
  • Klicken Sie auf das Pluszeichen von der Überschrift des Bereiches.
  • Erfassen Sie auf der Seite „Empfänger bearbeiten“ alle benötigten Informationen und speichern Sie Ihre Änderungen durch einen Klick auf das Häckchen in der rechten oberen Ecke der Anwendung.

Empfänger bearbeiten

  • Klicken Sie auf den Eintrag des Empfängers, den Sie bearbeiten möchten.
  • Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie diese mit dem Häkchen in der rechten oberen Ecke der Anwendung.

Empfänger löschen

  • Klicken Sie auf den, dem Empfänger übergeordneten, Benutzer.
  • Scrollen Sie auf der Seite „Benutzer bearbeiten“ zum Bereich „Empfänger“ im unteren Drittel der Seite.
  • Klicken Sie zum Löschen auf auf das Mülleimer-Symbol hinter dem zu löschenden Emfänger und beantworten Sie die Sicherheit mit „Ja“.

Weitere Informationen finden Sie unter Aufbau & Konzeption.

Wie ändere ich nachträglich Bestellungen, wenn die "Deadline" für den Benutzer bereits abgelaufen ist?
  • Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Account am System an.
  • Wechseln Sie zur Seite „Benutzer“.
  • Klicken Sie auf das Warenkorb-Symbol hinter dem Empänger des Benutzers, für den Änderungen vorgenommern werden sollen.
  • Bearbeiten in der Kalenderansicht die Bestellungen, indem Sie auf den entsprechenden Eintrag klicken.
  • Speichern Sie die Änderungen durch einen Klick auf das Häkchen rechts oben im Bearbeitungsdialog.
Wie passe ich die automatischen Voreinstellungen eines Empfängers an?

Die automatischen Voreinstellungen gelten immer ab einem bestimmten Startdatum.

  • Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Account am System an.
  • Wechseln Sie zur Seite „Benutzer“.
  • Wählen Sie den Empänger, für den Sie die Voreinstellungen ändern möchten.
  • Klicken Sie im Bereich Voreinstellungen auf das Plus-Symbol um neue Voreinstellungen hinzu zu fügen oder auf das Zahnrad hinter dem jeweiligen Eintrag um diese zu bearbeiten.
  • Nachdem Sie die gewünschen Anpassungen vorgenommen haben, speichern Sie die Änderungen durch einen Klick auf das Häkchen rechts oben im Bearbeitungsdialog.
Was ist zu tun, wenn ein Emfänger die Gruppe, Klasse oder die Einrichtung wechselt?

Der Empfänger muss einer neuen Organisationseinheit zugewiesen werden. Ein Wechsel der Organisationseinheit erfolgt z.B. bei einem Gruppenwechsel im Kindergarten oder bei der Ein- oder Umschulung eines Kindes.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Melden Sie sich mit Ihrem Administrator Account am System an.
  • Wechseln Sie zur Seite „Benutzer“.
  • Wählen Sie den Empänger, der einer neuen Organisationseinheit zugewiesen werden soll.
  • Klicken Sie im Bereich Organisationseinheit auf das Plus-Symbol einen neuen Zuordnungszeitraum hinzu zu fügen oder auf das Zahnrad hinter dem jeweiligen Eintrag um diesen zu bearbeiten.
  • Nachdem Sie die gewünschen Anpassungen vorgenommen haben, speichern Sie die Änderungen durch einen Klick auf das Häkchen rechts oben im Bearbeitungsdialog.
Wo importiere ich Speisepläne?
  • Melden Sie sich zum Import der Speisepläne mit Ihrem Administrator Account am System an.
  • Sie befinden sich im „Dashboard“.
  • Im oberen Teil der Seite finden Sie den Bereich „Speiseplan importieren“.
  • Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Speiseplan importieren“ und wälen Sie die gewünschte Excel-Datei aus.
  • Eine entsprechende Beispiel-Datei erhalten Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche „Beispiel herunterladen“ klicken.

Achtung: Bei Import werden nur Speisen für zukünfitige Zeiträme (größer als Heute) berücksichtigt!

Kann ich importierte Speisen nachträglich bearbeiten (z.B. bei Rechtschreibfehlern)?

Ja, wenn die Speisen für Zeiträume in der Zukunft gelten, so ändern Sie einfach die Bezeichnung in der Excel-Datei und laden diese erneut hoch. Die entsprechenden Einträge werden dann automatisch aktualisiert.

Anderenfalls gibt es auch die Möglichkeit, die Speisen auch komfortabel in der Anwendung zu bearbeiten.

Gehen Sie hierzu bitte wie fogt vor:

  • Melden Sie sich zur Bearbeitung des Speiseplanes mit Ihrem Administrator Account am System an.
  • Wechseln Sie auf die Seite „Speiseplan“.
  • Klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag in der Wochenübersicht.
  • Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
  • Speichern Sie Ihre Änderungen durch einen Klick auf das Häkchen rechts oben im Bearbeitungsdialog.
Wie exportiere ich Reports für die Essensausgabe?
  • Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Account am System an.
  • Sie befinden sich im „Dashboard“.
  • Im oberen Teil der Seite finden Sie den Bereich „Tagesreport exportieren“.
  • Stellen Sie sicher, dass das Häkchen „Nur Summen anzeigen“ nicht angehakt ist (für die Essensausgabe ist wichtig, wer die Essen genau bekommt)
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Report herunterladen“, um den Report zu exportieren.

Die Reports lassen sich nach Zeitraum und Organisationseinheit filtern. Wählt man die „Wurzel“ des Organisations-Baumes als Organisationseinheit, so werden die Zahlen für diese- und alle untergeordneten Organisationseinheiten exportiert. Ähnlich verhält es sich mit einzelnen Teilbäumen.

TIPP
Wählt man als Organisationseinheit beispielsweise eine Schule aus, so erhält man eine Übersicht auszuliefernden Essen für alle Kinder der Schule gruppiert nach Klassen.

Wie exportiere ich Reports für die Produktion?
  • Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Account am System an.
  • Sie befinden sich im „Dashboard“.
  • Im oberen Teil der Seite finden Sie den Bereich „Tagesreport exportieren“.
  • Stellen Sie sicher, dass das Häkchen „Nur Summen anzeigen“ angehakt ist (für die Produktion zählen nur „nackte Zahlen“)
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Report herunterladen“, um den Report zu exportieren.

Die Reports lassen sich nach Zeitraum und Organisationseinheit filtern. Wählt man die „Wurzel“ des Organisations-Baumes als Organisationseinheit, so werden die Zahlen für diese- und alle untergeordneten Organisationseinheiten exportiert. Ähnlich verhält es sich mit einzelnen Teilbäumen.

Was macht der Monatsabschluss und wozu wird er benötigt?

Der Monatsabschluss generiert die Rechnungen und Sepa-Lastschrift-Dateien. Nachdem er erfolgreich durchgelaufen ist, kann der Admin die SEPA-XML-Dateien und eine ZIP-Datei mit allen für den gewählten Monat erstellten Rechnungen zur Archivierung herunterladen. Weiterhin wird dafür gesorgt, dass für den abgeschlossenen Monat keine nachträglichen Änderungen an den Bestellungen vorgenommen werden können.

Wir empfehlen, den Monatsabschluss in den ersten Tagen des Folgemonats durchzuführen. In Ausnahmefällen kann er, wenn es Sinn ergibt, natürlich auch schon am Ende des aktuellen Monats angestoßen werden. Bespielsweise wenn der Monat auf ein Wochenende endet oder wenn Ferien sind und keiner mehr bestellt.


Um einen Monat abzuschließen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Account am System an.
  • Sie befinden sich im „Dashboard“.
  • Im unteren Teil der Seite finden Sie den Bereich „Monatsabschluss“.
  • Klicken Sie auf Monat Abschließen um für den gewählten Monat einen Monatsabschluss anzustoßen.
  • Warten Sie, bis der Vorgang erfolgreich beendet wurde.


Achtung: Auch die Kunden können die neu hinzugekommene Rechnung erst auf Ihrer Abrechnungsseite sehen, wenn der Monatsabschluss durchgeführt wurde!

Wie lade ich alle Rechnungen des Monats zur Archivierung herunter?

Zum Export des Rechnungs-Archives gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Account am System an.
  • Sie befinden sich im „Dashboard“.
  • Im unteren Teil der Seite finden Sie den Bereich „Monatsabschluss“.
  • Wurde für den Monat bereits abgeschlossen, so betätigen Sie einfach die Schaltfläche „Rechnungen exportieren“ um das ZIP-Archiv herunterzuladen.
Wie exportiere die SEPA-XML-Datei zum Import in mein Bankprogramm?

Zum Export der SEPA-XML-Datei gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Account am System an.
  • Sie befinden sich im „Dashboard“.
  • Im unteren Teil der Seite finden Sie den Bereich „Monatsabschluss“.
  • Wurde für den Monat bereits abgeschlossen, so betätigen Sie einfach die Schaltfläche „SEPA-Datei exportieren“ um diese herunter zu laden.

Fehler gefunden / Noch Fragen?

Kontaktieren Sie uns hierzu über unser Kontaktformular.

Stand: 17.02.2020